Team

Office Management and Finance

The Centre for Humanitarian Action (CHA) is seeking a part-time (60%-80%) Administrative Assistant (m/f/d) with a focus on office management and finance to join the office in Berlin-Mitte in October 2025. As German is mandatory for the position, please find the job description in German below:

Als unabhängige Einrichtung trägt das CHA zur Analyse, Debatte und Vermittlung von prinzipienorientierter humanitärer Hilfe bei. Dafür kooperieren wir mit Hilfsorganisationen wie deutschen und internationalen Nichtregierungsorganisationen, der Rotkreuz- und Rothalbmondbewegung, UN-Agenturen oder Regierungen sowie Akteuren der Wissenschaft und Politik.

Als Mitarbeiter*in für Finanzen und Administration unterstützen Sie das Team in der Koordination der Finanzadministration durch die korrekte budgetäre Erfassung und Führung des Zahlungsverkehrs, des Büromanagements sowie der Personaladministration. Zudem sind Sie – zusammen mit einem Steuerbüro – für die Buchführung verantwortlich und koordinieren die Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro.

Im Detail sind Ihre Aufgaben:

• • Selbstständige Bearbeitung der laufenden Finanzbuchhaltung und Kontenführung, Koordination der Finanzbuchführung und Lohnabrechnung mittels DATEV mit dem Steuerbüro

• • Unterstützung bei Finanzplanung und Monitoring inkl. der Abrechnung von Drittmittelgebern

• • Unterstützung im Personalwesen bei Vertragsdokumente und Arbeitszeitmanagement

• • Unterstützung bei administrativen Aufgaben wie Büromanagement, Bestellungen und Optimierung von Arbeitsstrukturen und -prozesse

• • Koordination der Zusammenarbeit mit einem externen IT Dienstleister

Anforderungen:

• • Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung (Büromanagement, kaufmännische Ausbildung, Buchhaltung) oder betriebswirtschaftlicher (Fach-)Hochschulabschluss

• • Berufserfahrung im Bereich Finanzen/Buchhaltung, Projektabrechnung und Online-Banking

• • Kenntnisse im Umgang mit dem Programm Unternehmen Online von DATEV wünschenswert

• • Gute Deutschkenntnisse und Verständnis in Englisch

• • Sicherer Umgang mit den Office-365 Anwendungen, insb. MS-Excel

• • Selbstständiges, verantwortungsvolles und strukturiertes Arbeiten

Was wir bieten:

• • Abwechslungsreiche und eigenverantwortliche Aufgaben in einem jungen Think Tank

• • Flexibles Arbeitszeitmodell mit Gleitzeit und der Möglichkeit anteilig mobil zu arbeiten

• • Vergütung in Anlehnung an TV-L 10 / Eingangsstufen

• • 30 Tage Urlaub und 2 zusätzliche Sonderurlaubstage

• • Zuschuss zum Deutschlandticket oder Mitgliedschaft bei Urban Sports Club

Please send your application documents in one PDF to applications@chaberlin.org by 11 July 2025.
If you have any questions, please contact Sonja Hövelmann at the same e-mail address.

Internship

The Centre for Humanitarian Action (CHA) periodically offers students the possibility of an internship with a duration between 3 and 6 months. Interns must be enrolled at a university (or university of applied sciences). The internship is full-time, but deviations are possible. The allowance rate is 500 € per month.

Tasks and responsibilities

• Media monitoring and crisis updates to keep CHA team in the loop about latest humanitarian developments
• Researching CHA relevant topics, such as humanitarian policy developments, in academic, as well as practice-oriented debates
• Researching and composing texts for CHA publication formats, social media and website
• Administrative tasks, e.g. updating team calendar, event management
• Possibility of representing CHA at related events in Berlin

Profile

• Sound understanding of humanitarian topics, currently policy developments and debates
• Strong researching and writing skills, independent and structured working methods
• Ideally practical experience in humanitarian action
• Fluency in English and German
• Enrolled at university (or university of applied sciences)
• Internships with a duration of 3 months can also be voluntary internships; however, interns must still be enrolled
• Internships extending beyond a period of 3 months: only possible if specified as a mandatory internship in the study regulations.

There are currently no internship openings. The next internship period is expected to be advertised on this website in early July.