The Centre for Humanitarian Action (CHA) is seeking a part-time (60%) Administrative Assistant (m/f/d) with a focus on office management and finance to join the office in Berlin-Mitte in October 2025. As German is mandatory for the position, please find the job description in German below:
Als unabhängige Einrichtung trägt das CHA zur Analyse, Debatte und Vermittlung von prinzipienorientierter humanitärer Hilfe bei. Dafür kooperieren wir mit Hilfsorganisationen wie deutschen und internationalen Nichtregierungsorganisationen, der Rotkreuz- und Rothalbmondbewegung, UN-Agenturen oder Regierungen sowie Akteuren der Wissenschaft und Politik.
Als Mitarbeiter*in für Finanzen und Administration unterstützen Sie das Team in der Koordination der Finanzadministration durch die korrekte budgetäre Erfassung und Führung des Zahlungsverkehrs, des Büromanagements sowie der Personaladministration. Zudem sind Sie – zusammen mit einem Steuerbüro – für die Buchführung verantwortlich und koordinieren die Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro.
Im Detail sind Ihre Aufgaben:
- Selbstständige Bearbeitung der laufenden Finanzbuchhaltung und Kontenführung, Koordination der Finanzbuchführung und Lohnabrechnung mittels DATEV mit dem Steuerbüro
- Unterstützung bei Finanzplanung und Monitoring inkl. der Abrechnung von Drittmittelgebern
- Unterstützung im Personalwesen bei Vertragsdokumente und Arbeitszeitmanagement
- Unterstützung bei administrativen Aufgaben wie Büromanagement, Bestellungen und Optimierung von Arbeitsstrukturen und -prozesse
- Koordination der Zusammenarbeit mit einem externen IT Dienstleister
Anforderungen:
- Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung (Büromanagement, kaufmännische Ausbildung, Buchhaltung) oder betriebswirtschaftlicher (Fach-)Hochschulabschluss
- Berufserfahrung im Bereich Finanzen/Buchhaltung, Projektabrechnung und Online-Banking
- Kenntnisse im Umgang mit dem Programm Unternehmen Online von DATEV wünschenswert
- Gute Deutschkenntnisse und Verständnis in Englisch
- Sicherer Umgang mit den Office-365 Anwendungen, insb. MS-Excel
- Selbstständiges, verantwortungsvolles und strukturiertes Arbeiten
Was wir bieten:
- Abwechslungsreiche und eigenverantwortliche Aufgaben in einem jungen Think Tank
- Flexibles Arbeitszeitmodell mit Gleitzeit und der Möglichkeit anteilig mobil zu arbeiten
- Vergütung in Anlehnung an TV-L 10 / Eingangsstufen
- 30 Tage Urlaub und 2 zusätzliche Sonderurlaubstage
- Zuschuss zum Deutschlandticket oder Mitgliedschaft bei Urban Sports Club
Please send your application documents in one PDF to applications@chaberlin.org by 11 July 2025.
If you have any questions, please contact Sonja Hövelmann at the same e-mail address.
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